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Le tableau de bord est l’outil essentiel pour le suivi de l’activité de votre entreprise. Tout bon manager interagit avec son tableau de bord régulièrement, afin de s’assurer qu’il suit l’application de son business plan. Le tableau de bord se place ainsi au centre de la stratégie de l’entreprise afin d’en piloter la performance.
Il existe des modèles de référence servant de cadre à la conception et production de tableaux de bord, un instrument d’aide à la décision efficace. En réalité, le tableau de bord est utilisé à tous les niveaux de l’entreprise du vendeur sur le terrain qui suit ses résultats, au dirigeant de la structure, en passant par l’ensemble des cadres opérationnels ou bien les pilotes de processus en charge de l’amélioration de la performance des flux sous leur responsabilité.
Le tableau de bord est un instrument de pilotage qui permet d’apprécier la situation à l’instant t, et qui facilite la prise de décision. Il offre une lecture directe car il présente les éléments suivants dans sa structure :
Parmi les indicateurs suivis, ces derniers peuvent être de plusieurs natures :
L’image du tableau de bord d’un véhicule illustre parfaitement le tableau de bord de l’entreprise. Voyez le comme un moyen de visualiser les métriques nécessaires à votre activité afin de la piloter efficacement.
Parmi les critères de réussite pour construire son tableau de bord, il est conseillé de :
Les trois étapes clés de construction d’un tableau de bord se déclinent comme suit :
Pour qu’il soit efficace, un tableau de bord doit avoir une finalité, un objectif précis dans le fonctionnement de l’entreprise. Il ne s’agit pas de s’encombrer d’un document qu’il faut remplir juste pour la bonne forme
Ainsi, les questions clés à se poser pour établir la finalité d’un tableau de bord sont :
Une fois que l’on a répondu à ces questions clés, la finalité du tableau de bord apparaît plus évidente : il peut servir à piloter l’activité de manière générale, ou le suivi commercial, où les indicateurs de santé financière, ou l’organisation, etc.
Définir les indicateurs de suivi n’est pas une chose facile : on peut rapidement tomber dans de la surenchère et rester bloqués dans des suivis d’indicateurs qui n’aident ni à la décision, ni au pilotage de l’activité. Aussi, il faut être conscient, avant de choisir, qu’il existe deux types d’indicateurs :
Dans l’élaboration d’un tableau de bord, il est essentiel d’avoir des indicateurs d’activité et de résultat, et que ces deux derniers soient liés à des objectifs précis catégorisés dans le tableau de bord.
Le pilotage du tableau de bord contient deux éléments clés à prendre en compte :
Si le tableau de bord a un impact transverse au niveau de l’organisation, il est primordial d’associer tous les collaborateurs dans son alimentation. Dans le cas d’une startup, il est essentiel que le gérant imagine une utilisation finale du tableau de bord pour en faire, dès le démarrage, un outil clair de suivi, diffusable et lisible par d’autres parties prenantes.
La fréquence d’utilisation du tableau de bord dépend des questions liées à la périodicité de l’activité de l’entreprise (inutile de suivre un tableau de bord toutes les semaines si la remontée de l’indicateur suivi se fait par trimestre !). Plus on se rapproche des opérations, plus la fréquence de mise à jour est élevée. Par exemple, dans l’usine, un opérateur qui suit une machine a besoin d’un tableau de bord journalier pour s’assurer de sa production. A l’inverse, les décideurs stratégiques doivent pouvoir observer des tendances pour la prise de décision ; ils ont besoin d’un temps plus long pour réagir.
Bien que le bon vieux tableau Excel soit le plus plébiscité, il existe aujourd’hui de nombreux outils en ligne qui remplissent la fonction de tableau de bord et permettent un suivi d’activité précis. La seule question est : d’où viennent les informations qui servent à l’élaboration du tableau de bord ? Si vous utilisez déjà un outil de CRM (Customer Relationship management) ou une autre solution dédiée, il faut voir comment l’interface entre le CRM et votre tableau de bord peut être intégrée. Si c’est la première fois, pas de panique : Excel peut très bien faire l’affaire le temps de mettre en marche son activité et de se doter d’outils plus intégrés par la suite.
La présentation des informations du tableau de bord est un point essentiel et critique pour faire passer les bons messages aux collaborateurs. Combien de réunions peuvent déraper pour cause de mauvaise interprétation des indicateurs et des performances !
Pour présenter de manière efficace un tableau de bord, gardez en tête que ce dernier doit être simple, efficace, cohérent et orienté action.
L’organisation peut ainsi se faire par :
Le dernier point par rapport au pilotage de son activité est la visualisation graphique des informations. En effet, de nombreuses façons existent de mettre en lien et en comparaison des informations, et il faut pouvoir choisir les bonnes représentations afin d’être le plus pertinent et d’amener la décision la plus optimale.
Parmi les moyens et outils de visualisation, on peut citer :
A retenir : les graphiques doivent rester simples et épurés. Ils doivent pouvoir être lisibles, utilisables et duplicables et permettre la prise de décision rapide.