1. POURQUOI INTÉGRER UNE NOUVELLE RECRUE ET COMMENT PRÉPARER L’ARRIVÉE D’UN(E) EMPLOYÉ(E)?

 

Il n’est pas très cohérent que vous passiez du temps à trouver les bonnes recrues pour ensuite négliger leur prise en main… et pourtant c’est une erreur dans laquelle beaucoup commettent ! La fidélisation des collaborateurs devra, par la suite, être au cœur des enjeux de l’entreprise, quel que soit son secteur d’activité et son métier.

Pour rendre l’intégration efficace, il faut l’organiser au mieux pour que le collaborateur :

• prenne connaissance de l’entreprise et des collaborateurs, des valeurs et de la culture
• s’intègre à sa nouvelle équipe et apprenne à connaître ses futurs collaborateurs
• prenne en main son poste et ses missions

A travers ce parcours, le collaborateur maximisera ses chances de réussir son intégration et de rester au sein de votre entreprise.

Anticiper et préparer l’intégration : l’intégration ne consiste pas uniquement à accueillir la nouvelle recrue le jour de son arrivée – il faut l’anticiper et la préparer. Voici quelques principes clés pour bien la réussir :

1. Informer de l’arrivée du collaborateur
   
   Tout d’abord, il est primordial de prévenir l’ensemble de l’équipe de l’arrivée d’une nouvelle recrue. L’idée n’est pas juste de l’accueillir et de l’installer devant un ordinateur ! Il faut informer les fonctions supports, qui seront sollicitées pour le matériel et l’aspect administratif de l’intégration de la nouvelle recrue.
   
   Votre nouveau ou votre nouvelle collaborateur(trice) a besoin de sentir que son arrivée a été anticipée afin de se faire sa place parmi les collaborateurs. Rien de plus simple que l’envoi d’un email une semaine avant pour informer de l’arrivée de la personne en question, à compléter par un email d’introduction de la nouvelle recrue, une semaine après avoir intégré vos équipes, pour se présenter.
   
   

2. Préparer l’espace de travail
   
   Il faut s’assurer que la personne ne manque de rien et que son espace de travail est prêt. Il faut ainsi se poser les bonnes questions en amont, afin de ne pas se retrouver en difficulté le jour J :

• De quelles fournitures a-t-il besoin ?
• Son ordinateur est-il configuré pour son arrivée ?
• Son bureau est-il propre et bien rangé ?
• A-t-il à sa disposition tous les outils et documents permettant de faciliter sa prise de poste?

• Régler les détails administratifs

 

On a tendance à minimiser l’impact du volet administratif sur la prise en main d’un nouveau collaborateur. Pourtant, c’est un facteur déterminant de l’image que va garder le collaborateur en tête. Aussi, il est recommandé de s’en occuper sérieusement avant l’arrivée de la nouvelle recrue. Parmi les éléments clés à vérifier :

• Le contrat a-t-il été signé ?
• Un RIB a-t-il été fourni ?
• Les diplômes ont-ils été remis aux ressources humaines ?

Pour ne rien oublier, n’hésitez pas à préparer une TO DO liste valable pour toutes les nouvelles arrivées. Ainsi, le processus sera rodé, et vous gagnerez en efficacité !

 

Bon à savoir : parmi les idées que vous pouvez utiliser, la notion d’”aiguilleur” ou de “mentor” est très ingénieuse. Il s’agit de nommer un responsable dans l’équipe future de la nouvelle recrue, et de le charger de lui faire visiter l’entreprise et de le présenter à l’ensemble des collaborateurs.

 

2. COMMENT DONNER DU SENS À SES SALARIÉS À TRAVERS LES VALEURS DE L’ENTREPRISE ?

Pour savoir comment motiver ses salariés, il faut s’intéresser à la dernière marche de la pyramide de Maslow, c’est-à-dire la réalisation de soi.

Souvent, pour cela, nous avons besoin que nos actions aillent plus loin que simplement créer de la richesse financière. Nous avons besoin de donner du sens à nos actions, et de sentir que nous transcendons ainsi notre existence. Lorsque nous travaillons pour une entreprise qui nous permet de réaliser tout ou partie de ce que nous sommes, alors nous sommes mécaniquement plus motivés, impliqués et fidèles.

Ainsi, il est très important que vous puissiez donner du sens à vos collaborateurs, que ce soit à travers :

• Votre activité même : notion d’implication dans un écosystème, de servir une chaîne de valeur, de participer à la construction d’un projet plus large que votre simple activité
• Des actions positives d’ordre socio-environnementales que votre entreprise pourrait avoir dans le cadre de sa RSE (Responsabilité Sociale de l’Entreprise).

La motivation et le succès créent aussi de la cohésion d’équipe, qui crée ensuite de la motivation et du succès. Tous les rouages sont en place pour créer une dynamique d’équipe forte et puissante !

Les valeurs jouent le rôle de règle du jeu. Elles régissent les relations entre les personnes et définissent ce que nous pouvons faire ou non : intégrité, solidarité, bienveillance ou encore respect sont des exemples de valeurs qui peuvent déterminer la bonne attitude à avoir.

Ces valeurs doivent être partagées par toutes les équipes. Ainsi, est-il important de prendre le temps pour qu’elles puissent être définies et adoptées par tout le monde. Elles doivent aussi être garanties. Cela signifie que si certains ne les respectent pas, une action spécifique doit être mise en place pouvant aller jusqu’à des sanctions potentielles et un rappel à l’ordre.

3. COMMENT INSTAURER UN CLIMAT DE CONFIANCE POUR SES SALARIÉS ?

La confiance est le second point essentiel pour motiver ses salariés. En effet, elle permettra à nos salariés de sentir qu’ils sont importants, qu’ils ont bien quelque chose à apporter à l’entreprise et que nous comptons sur eux pour le faire. Ils se sentiront donc bien.

La confiance permet aussi d’essayer de nouvelles actions, de tenter quelque chose de nouveau. Les salariés n’auront pas peur de le faire, ce qui permettra une évolution des procédures, des manières d’agir ou encore d’innover. Ainsi, il sera plus facile et plus efficace d’atteindre les objectifs.

La confiance est donc bonne pour l’entreprise et ses salariés. Elle se cultive à travers le droit à l’erreur et l’autonomie. Des encouragements et de la reconnaissance de manière régulière montreront la confiance des dirigeants dans ses collaborateurs.

Assurer le respect est aussi un moyen de comprendre comment motiver ses salariés. Le respect c’est aussi ce qui fait que chacun peut exister et se sentir important. Si je suis respecté, c’est que j’existe et que je suis considéré comme quelqu’un d’important.

4. QU’EST CE QUE L’AUTONOMIE ET LA RESPONSABILITÉ DE SES SALARIÉS ?

Donner de l’autonomie est aussi un autre facteur clé de succès pour motiver ses salariés. Donner de l’autonomie ça veut dire donner les moyens à nos équipes d’atteindre leurs objectifs ou de réaliser leur travail par elles-mêmes, en toute indépendance.

Leur donner de l’autonomie c’est leur donner la possibilité de prendre des décisions, de déterminer et d’obtenir tous les moyens nécessaires ainsi que d’agir pour faire ce qu’elles ont à faire.

Donner de l’autonomie valorise les salariés en leur donnant une haute importance, une plus grande confiance, ainsi que la capacité d’agir plus librement pour faire son travail. L’autonomie va de pair avec

la responsabilisation. Responsabiliser, c’est rendre quelqu’un conscient qu’il devra répondre de ses actes. C’est donc un point clé pour savoir comment motiver ses salariés. La responsabilisation est extrêmement motivante parce que le salarié sait que ses actions dépendent vraiment de lui. Il pourra donc vraiment faire en fonction de ce qu’il croit et réfléchira à deux fois avant d’agir.

Ainsi, ce mode de fonctionnement permet aux salariés de décider et d’agir en toute connaissance de cause.

Cela crée de la motivation par le fait que les personnes sentent qu’elles ont un impact sur leur travail. Elles ont le sentiment de faire avancer les projets. Elles se sentent importantes et utiles, d’où la

motivation. Suivant le niveau de responsabilités, cela peut aller jusqu’à la réalisation de soi et donc une motivation bien plus forte.

 

5. OPTIMISER LES RÉUNIONS ET FLUIDIFIER LA HIÉRARCHIE

Parmi les facteurs de démotivation de la vie en entreprise, la “réunionite” caracole en tête du classement. Une réunion inutile ou encore trop longue fait perdre le sens de l’action, et crée, chez le collaborateur, une hantise de la prochaine rencontre. Non seulement les salariés perdront du temps, mais en plus ils ne pourront pas faire ce qui est important et qui crée de la valeur.

Pour savoir comment motiver ses salariés, il faut supprimer tout ce qui ne crée pas de valeur : réunions inutiles, reportings inutiles, effectuer des trajets alors que nous pouvons avoir une Visioconférence, etc.

Ainsi, chacun aura plus de temps pour se consacrer à l’essentiel : faire ce qui crée de la valeur au travail pour passer du temps pour sa vie personnelle.

En ce qui concerne la hiérarchie, il est certain que dans l’entreprise traditionnelle il y a une hiérarchie pour le « commandement ». Cependant, il faut bien faire la différence entre les avantages liés à la fonction (comme une voiture de fonction parce que nous nous déplaçons régulièrement voir des clients) qui sont tout à fait justifiés et les avantages que nous nous octroyons parce que nous sommes le manager : une voiture de fonction qui ne sert que pour la vie privée. C’est en faisant sentir aux gens qu’ils sont importants et en les faisant grandir qu’ils deviennent motivés.

 

6. COMMENT APPRENDRE À ÉCOUTER SES COLLABORATEURS ?

Souvent les collaborateurs ne se sentent pas assez écoutés et compris. Cet état de fait n’est pas nécessairement lié à leur évolution, la recherche d’une augmentation ou d’une promotion. Il s’agit très souvent d’un besoin basique d’avoir le sentiment d’être écouté et compris.

En général, le besoin d’écoute vient du fait que les collaborateurs cherchent juste à ce que leur manager comprenne ce qu’il traverse ou ce qu’ils vivent. Savoir comment motiver ses salariés c’est savoir les écouter en toute simplicité. Pour cela, il faudra mettre en place une écoute active, montrer l’exemple et illustrer nos propos.

Être exemplaire c’est surtout rassurer, respecter, développer la cohésion d’équipe. Ces notions créent incontestablement de la motivation. Être exemplaires, c’est aussi montrer que l’on fait partie de l’équipe. Les managers doivent ainsi être exemplaires pour montrer qu’ils ne sont pas au-dessus de l’équipe. C’est aussi une question de respect par rapport aux salariés, car nous ne les positionnons pas en dessous de nous. Donner de la reconnaissance s’avère aussi essentiel pour savoir comment motiver ses salariés. Cela signifie simplement dire à un de ses collaborateurs qui a bien fait son travail ou qui a bien agi que nous sommes satisfaits de son travail. Il est vrai que dans l’activité au quotidien, il est parfois difficile de s’arrêter pour donner de la reconnaissance, mais c’est essentiel pour que le collaborateur soit rassuré sur son travail, sur notre point de vue. De plus, cela lui donnera un sentiment de satisfaction qui sera la source de sa motivation. Enfin, cela contribuera à l’encourager à refaire ce qu’il a bien fait et donc à poursuivre son travail de qualité.

 

7. POURQUOI FORMER SES COLLABORATEURS?

Permettre aux collaborateurs de suivre des formations enverra un signal fort à l’équipe. Il s’agit en effet de montrer que l’entreprise compte sur eux en investissant en eux. Cela leur donnera de l’importance à court terme, mais aussi à long terme. En effet, une action de formation est une action faite au moment présent, mais dont les bénéfices arrivent à moyen ou long terme.

Au Maroc, il existe des organismes publics de formation tels que l’OFPPT, ainsi que des organismes privés de formation. Les deux types peuvent proposer des formations adaptées à vos collaborateurs. En fonction de vos besoins.

De plus, développer ses compétences, c’est le faire grandir et le faire devenir une « meilleure version de lui-même ». C’est extrêmement stimulant et cela crée de la motivation.

Ensuite, en développant les compétences, les collaborateurs pourront progressivement prendre de plus en plus de responsabilités et évoluer hiérarchiquement au sein de l’entreprise. Il est certain que cela les motivera, car ils se sentiront de plus en plus importants et utiles.

 

8. COMMENT GÉRER LE TEMPS DE TRAVAIL DE SES COLLABORATEURS ?

Autre point pour savoir comment motiver ses salariés : leur permettre de mieux équilibrer leur vie privée et leur vie professionnelle. En effet, c’est toujours une attente forte de pouvoir concilier les deux

au maximum. Pour cela, il faudra ajuster au mieux leurs horaires et permettre à ses employés de s’organiser au mieux en fonction de leurs contraintes.

Suivant les secteurs d’activité, cela peut être plus ou moins simple. Mais l’intérêt est de rester orienté sur les résultats et sur les livrables plutôt que de suivre le temps passé. Beaucoup d’entreprises mettent de l’énergie à suivre les heures passées au bureau à travers le pointage par exemple.

Aujourd’hui, et notamment avec la crise du COVID-19, l’on se rend compte que la productivité du salarié n’est pas liée au nombre d’heures qu’il travaille, et que l’autonomie peut être source d’un regain notoire de productivité. Il faut donc rester flexible dans la gestion des horaires de ses employés et se focaliser sur les temps à forte valeur ajoutée (réunions, comités, rencontres clients, production de livrables, etc.)

Les espaces de travail incluant les espaces de pause sont aussi très importants pour motiver les salariés. En effet, les équipes y passent beaucoup de temps, et l’environnement influence mécaniquement leur moral et leur motivation. Si le cadre de travail est très basique, voire délabré, le message envoyé est que les conditions de travail des salariés importent peu. Ce qui pèsera sur la motivation.

À l’inverse, un cadre de travail agréable avec un espace de détente confortable et bien équipé enverra le message que les conditions de travail des salariés sont importantes. En plus d’avoir de bonnes conditions de travail, ce qui est source de motivation au travail, les salariés se sentiront donc considérés et respectés. Ils seront donc doublement motivés.

 

9. COMMENT MANAGER PAR LE RÉSULTAT ?

Donner des objectifs c’est donner un but à ses collaborateurs. Non seulement le fait d’avoir des objectifs motive de manière conséquente une équipe à aller de l’avant, mais une fois l’objectif atteint, les collaborateurs seront satisfaits du travail accompli et seront donc encore plus motivés.

Cependant, pour bien s’entendre et réussir le pari de la gestion par objectifs, ces derniers doivent respecter un certain nombre de règles, et notamment être SMART :

• Spécifique : l’objectif doit être personnalisé en fonction de la personne responsable de le réaliser. Plus il sera simple, plus il sera efficace ;
• Mesurable : il doit être mesurable, à savoir, nous devons pouvoir évaluer si l’objectif a été atteint ;
• Ambitieux et Accepté : cet objectif doit susciter l’adhésion pour impliquer les collaborateurs et être suffisamment ambitieux pour que le résultat soit marquant ;
• Réaliste : l’objectif doit être accessible pour ne pas démotiver les équipes ;
• Temporellement défini : il doit y avoir un délai avec des dates

 

10. COMMENT GÉRER LES CONFLITS ?

L’information est souvent considérée dans l’entreprise comme un élément stratégique de décision et de pouvoir. Pourtant, à y voir de plus près, l’information à elle seule ne constitue en rien un avantage sur d’autres collaborateurs. C’est plutôt l’usage qui en est fait qui pèse dans la balance.

Parmi les vertus de la circulation de l’information : la gestion des conflits. Maintenir de bonnes relations entre les personnes est fondamental pour garder une ambiance et un climat social excellents, surtout entre les managers et les collaborateurs.

Pour cela, il faudra avoir une vraie gestion des conflits. Le premier point sera d’organiser régulièrement des réunions où chacun pourra s’exprimer sur les difficultés du moment. En effet, plus les personnes pourront s’exprimer ensemble sur les difficultés, moins il y aura de chances que cela s’envenime.

Il faudra aussi former son personnel à la Communication Non Violente pour que les échanges se fassent très clairement, mais aussi dans le respect de chacun.

Enfin, il est recommandé de mettre en place des procédures pour gérer les conflits dans le cas où ils finiraient tout de même par survenir, que ce soit à travers de la médiation ou de la négociation afin de les gérer et les désamorcer avant qu’ils ne s’amplifient !